GDPR i Balermo

Senest opdateret 25. juli 2026.

Når du bruger Balermo, håndterer du oplysninger om dine kunder, navne, telefonnumre og hvad de har bedt om at få lavet. Så er du omfattet af databeskyttelsesforordningen. Denne side forklarer, hvem der har ansvaret for hvad, hvad systemet konkret gemmer, og hvad du selv skal gøre. Den er skrevet, så du kan læse den uden en jurist ved siden af.

To lag, to ansvar

Det vigtigste at forstå er, at der er to adskilte lag i Balermo:

Du er dataansvarlig

Dine kunders oplysninger

Kundekartotek, bookinger, forespørgsler, kommunikation, opfølgninger og tidsposter. Det er dine data om dine kunder. Du bestemmer, hvad der gemmes og hvor længe, og det er dig, kunden skal henvende sig til.

Vi er dataansvarlige

Din egen konto

Dit navn, din e-mail, dit telefonnummer, dit CVR-nummer og dine logins. Det behandler vi for at kunne levere tjenesten til dig. Det er beskrevet i privatlivspolitikken.

På dine kunders data er vi databehandler. Vi opbevarer og viser dem for dig, men vi bruger dem ikke til noget selv: ingen videresalg, ingen markedsføring, ingen profilering, ingen træning af AI-modeller. Rammerne for det er databehandleraftalen, som gælder automatisk, fra du tager Balermo i brug.

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter

Artikel 30 kræver, at du kan fremvise en fortegnelse over, hvad du behandler, hvis Datatilsynet spørger. Nedenstående er dannet ud fra det, Balermo faktisk gemmer i databasen, så den passer med virkeligheden. Du kan kopiere den ind i dine egne papirer og tilføje det, du behandler uden for Balermo, for eksempel fakturaer eller billeder på telefonen.

Behandling	Formål	Oplysninger	Retsgrundlag	Sletning
Kundekartotek	Kunne kontakte kunden og huske aftaler	Navn, e-mail, telefon, noter, hvor kunden kom fra	Art. 6(1)(b), aftale	Når du sletter kunden
Bookinger	Aftale og gennemføre et besøg	Navn, e-mail, dato, tidspunkt, varighed, ydelse, bemærkninger	Art. 6(1)(b), aftale	Når du sletter personen helt, dog 5 år hvis den er bilag til en faktura
Forespørgsler (quiz)	Kunne vurdere og besvare en henvendelse	Navn, telefon, e-mail, opgave, omfang, hvor meget det haster, beskrivelse	Art. 6(1)(b), skridt forud for aftale	Når du sletter personen helt
Kommunikationslog	Kunne dokumentere hvad der er aftalt	Kanal, retning, emne, indhold, tidspunkt	Art. 6(1)(f), legitim interesse	Når du sletter kunden
Opfølgninger	Huske at vende tilbage til kunden	Emne, forfaldsdato, om den er udført	Art. 6(1)(f), legitim interesse	Når du sletter kunden
Tidsregistrering	Kunne opgøre tid brugt på et job	Dato, minutter, note, kobling til booking eller opgave	Art. 6(1)(b), aftale	Noten ryddes ved fuld sletning af personen. Timerne bevares, og skal gemmes i 5 år hvis de er bogføringsbilag, jf. bogføringsloven § 12

Når en kunde beder om at blive slettet

Sletter du en kunde i kartoteket, forsvinder kundekortet, noterne, kommunikationsloggen og opfølgningerne med det samme.

Men bookinger og forespørgsler har deres egen kopi. En booking og en quiz-forespørgsel gemmer selv navn, e-mail og telefonnummer, så de bliver stående, selv om du sletter kundekortet. Skal personen fjernes helt, så brug knappen Slet personen helt nederst på kundekortet i kontrolpanelet. Den viser dig først hvad der rammes, og fjerner derefter kundekort, bookinger, forespørgsler, noter, kommunikation og opfølgninger på én gang. Tidsposter slettes ikke, de anonymiseres: timer og dato bliver stående som bogføringsbilag, mens noten og koblingen ryddes.

Har du allerede slettet kundekortet? Så brug kortet Slet en person uden kundekort nederst på Kunder-fanen. Der finder du resten ud fra e-mail eller telefonnummer. Bemærk at bookinger kun kan findes på e-mail, ikke på telefon.

Er jobbet faktureret, må du sige nej. Retten til sletning viger for bogføringsloven § 12 og for dit behov for at kunne forsvare et retskrav, jf. art. 17(3)(b) og (e). Så svar kunden skriftligt med begrundelsen, og behold bilaget.

Husk, at retten til sletning ikke er ubetinget. Har du brug for oplysningerne som dokumentation for et udført arbejde eller som bogføringsbilag, må du gemme dem, så længe det er nødvendigt, men kun til det formål.

Hvad du selv skal gøre

Fortæl dine kunder, hvad du gemmer. Det er oplysningspligten i art. 13. En kort tekst på din side om, at du gemmer navn og kontaktoplysninger for at kunne udføre arbejdet, og hvem de skal skrive til, er nok for en almindelig håndværkervirksomhed.
Gem kun det, du har brug for. Notatfeltet er frit, men skriv ikke helbredsoplysninger, CPR-numre eller andet følsomt ind i det. Balermo er ikke bygget til følsomme oplysninger, og du må ikke lægge dem der.
Ryd op. Kunder du aldrig hører fra igen, skal ikke ligge for evigt.
Hold din fortegnelse ved lige, hvis du behandler mere end det ovenstående.
Del ikke dit login. Deler I konto på værkstedet, kan I ikke bagefter se, hvem der gjorde hvad.

Sikkerheden i systemet

Al trafik er krypteret med HTTPS.
Adgang kræver login med Google eller et engangslink på e-mail. Login-links gemmes kun som envejs-hash, udløber efter 15 minutter og kan bruges én gang.
Alle opslag i databasen er bundet til din konto, så du aldrig kan se en anden håndværkers kunder, og de kan ikke se dine.
Session-cookien kan ikke læses af JavaScript og sendes kun over HTTPS.
Mapperne lib/, views/ og data/ er spærret for web-adgang, så hverken kode, skabeloner eller sessionsfiler kan hentes over nettet.
Der ligger ingen sporingsscripts, pixels eller reklamenetværk på siderne.

Hvis der sker et databrud

Opdager vi et brud på persondatasikkerheden, underretter vi dig uden unødig forsinkelse, så du kan nå din egen frist. Er du dataansvarlig for de ramte oplysninger, er det dig, der skal underrette Datatilsynet inden 72 timer, og i alvorlige tilfælde også de berørte kunder. Vi giver dig det, du skal bruge: hvad der skete, hvornår, hvilke oplysninger der var berørt, og hvad vi har gjort ved det.

Spørgsmål

Er du i tvivl om noget her, så skriv til kontakt@balermo.com. Vi er ikke advokater og kan ikke give dig juridisk rådgivning, men vi kan altid svare præcist på, hvad systemet gemmer, og hvor det ligger.